Gaby Assistant PH
Documentación
Referencia oficial, conceptos, configuración e información técnica del proyecto.
1. Propósito del centro documental
La documentación de Gaby Assistant PH debe ayudar a responder cuatro preguntas: ¿Qué problema resuelve el producto? ¿Qué puede hacer cada rol? ¿Cómo se configura y opera correctamente? ¿Cómo protege la información y conserva la trazabilidad? La información debe organizarse dentro...
2. Principios editoriales
Utilizar español claro y términos habituales de propiedad horizontal en Colombia. Explicar primero el resultado esperado y después los pasos. Indicar siempre el rol que puede realizar cada operación. No prometer automatizaciones que dependan de credenciales o activaciones externa...
3. Árbol recomendado de documentación
3.1 Visión general
¿Qué es Gaby Assistant PH? Gaby Assistant PH es una plataforma de gestión para propiedad horizontal que centraliza la operación administrativa y ofrece atención asistida por inteligencia artificial. Conecta en un mismo entorno a la administración, consejo, residentes, propietario...
3.2 Modelo de acceso y roles
Publicar un artículo que explique: Rol Alcance principal Superadministrador Configuración global, empresas, usuarios, copropiedades, integraciones, administración y supervisión. Administrador de empresa Operación administrativa de las copropiedades autorizadas. Administrador de c...
3.3 Multitenencia y portales por copropiedad
Contenido sugerido: El portal central permite seleccionar una copropiedad autorizada. Cada copropiedad puede disponer de un subdominio propio. El subdominio dedicado fija la copropiedad y evita cambiar hacia otra desde ese portal. Cada copropiedad puede tener logotipo propio para...
3.4 Inicio de sesión y seguridad de la cuenta
Artículos recomendados: Activar una cuenta nueva: correo de invitación, contraseña temporal y cambio obligatorio al primer ingreso. Restablecer la contraseña: solicitud del enlace, vencimiento y creación de una contraseña nueva. Seleccionar la copropiedad activa: funcionamiento d...
4. Documentación de módulos funcionales
4.1 Empresas, usuarios y accesos
Documentar: Creación y actualización de empresas administradoras. Creación de usuarios sin solicitar contraseña manual. Invitación por correo y cambio obligatorio de contraseña. Activación e inactivación de usuarios. Asignación y revocación de roles por copropiedad. Diferencia en...
4.2 Copropiedades, unidades y residentes
Documentar: Creación de copropiedades. Configuración del subdominio y logotipo. Creación y edición de bloques y unidades. Coeficiente, área, piso, tipo y estado de una unidad. Vinculación de una persona con una o varias unidades. Relaciones: propietario, copropietario, representa...
4.3 Amenidades, reservas y suscripciones
Separar la documentación en: Creación y configuración de amenidades. Modalidades de reserva, membresía y suscripción. Horarios, duración, tarifa, aforo y anticipación. Uso exclusivo, capacidad compartida y operación sin bloqueo horario. Política de acceso cuando la unidad present...
4.4 Documentos y conocimiento institucional
Documentar: Tipos documentales. Carga de PDF y otros formatos admitidos. Niveles de visibilidad: público, residentes, propietarios y administración. Vigencia, sustitución e historial. Hash SHA-256 y almacenamiento privado. Reglamento general y reglamentos vinculados a amenidades....
4.5 PQR
Documentar el ciclo completo: Borrador → Radicada → Clasificada → Asignada → En análisis → Respondida → Aceptada y cerrada └→ Rechazada y reabierta Incluir: Radicación y evidencias. Número de radicado. Clasificación, prioridad, responsable y término. Notas internas frente a actua...
4.6 Gestiones administrativas
Explicar el uso para actuaciones que no corresponden a PQR ni reservas: mantenimientos; contratos y pólizas; informes de seguridad; requerimientos de autoridades; procesos jurídicos; incidentes; compromisos de asamblea o consejo; servicios públicos; capacitaciones y tareas operat...
4.7 Vehículos y visitantes
Artículos recomendados: Registrar y actualizar vehículos desde administración. Registrar vehículos mediante autoservicio del residente. Cupos por tipo y alcance por unidad o por residente. Vigencia, estado activo, pendiente, inactivo o vencido. Crear una autorización de visitante...
4.8 Gestión financiera
Dividir en seis subsecciones: Presupuesto anual Configuración financiera. Capítulos y partidas. Valores mensuales y anuales. Fondo de imprevistos y cuota de administración. Versiones, clonación y comparativos. Envío a aprobación y soportes. Ejecución presupuestal Certificados en...
4.9 Pagos en línea
Documentar por separado: Activación opcional por copropiedad. Convivencia del sistema sin ninguna pasarela habilitada. Credenciales independientes por copropiedad. Wompi y ePayco. Creación de intención y redirección al checkout. URL de eventos o webhook mostrada por el sistema. V...
4.10 Informes financieros
Describir el catálogo disponible, filtros, períodos, visualización y exportaciones. Cada artículo debe aclarar la fuente de los datos y la fecha de corte.
4.11 Gestión de contacto
Documentar: Sincronización de plantillas oficiales de Meta. Convención de nombres global, por empresa y por copropiedad. Campañas de una sola vez, periódicas o por evento. Audiencias: contactos, cartera vencida, cuota nueva y suscripciones próximas a vencer. Preferencias de servi...
4.12 Notificaciones
Explicar: Centro de notificaciones dentro del portal. Actualización en tiempo real mediante WebSocket. Lectura individual y marcado masivo como leído. Reglas configurables de notificación. Plantillas de correo. Historial, estado y reintento de entregas. Destinatarios específicos...
4.13 Inteligencia artificial y WhatsApp
Organizar en: Configuración por copropiedad. Identificación segura del usuario. Herramientas de consulta. Operaciones con confirmación explícita. Conocimiento documental. Conversaciones y supervisión. Privacidad, costos y diagnóstico. Funciones que conviene documentar para reside...
4.14 Supervisión y auditoría
Documentar: Resumen de cumplimiento. Controles configurables. Evaluaciones automáticas. Hallazgos y severidad. Responsable y vencimiento. Acciones correctivas. Evidencias privadas. Validación y cierre automático. Reincidencias y exportación. Aclaración necesaria: La auditoría ide...
5. Documentación técnica e integraciones
5.1 Arquitectura
Explicar a nivel conceptual: frontend Vue.js 3; API Laravel; MySQL; Redis y colas; Nginx; Reverb/WebSocket; almacenamiento privado; integración oficial de WhatsApp; proveedor de IA desacoplado; pasarelas por copropiedad.
5.2 API e integración con Gaby Assistant Hub
Publicar documentación autenticada para integradores que incluya: URL base y versión de API. Autenticación. encabezado de copropiedad. idempotencia. límites de frecuencia. códigos de estado. formato de errores y trace_id. webhooks. ejemplos anonimizados. No publicar credenciales...
5.3 Operación productiva
Contenido restringido para soporte autorizado: servicios Docker; estado de colas; scheduler; Reverb; almacenamiento persistente; copias de seguridad y restauración; rotación de secretos; despliegues y reversión; diagnóstico mediante trace_id; salud de integraciones.
6. Seguridad y protección de datos
Crear una categoría propia con los siguientes artículos: Aislamiento de información por copropiedad. Roles, permisos y principio de mínimo privilegio. Archivos privados y descargas autorizadas. Protección de credenciales de WhatsApp, IA y pasarelas. Tratamiento de datos personale...
7. Preguntas frecuentes sugeridas
¿Puedo usar el sistema si mi copropiedad no habilita una pasarela? ¿Cada copropiedad configura su propia cuenta de Wompi o ePayco? ¿Gaby puede ver información de otra copropiedad? ¿Quién puede consultar mis PQR? ¿Un comprobante radicado modifica inmediatamente mi cartera? ¿Qué su...
8. Prioridad de publicación
Prioridad alta
Qué es Gaby Assistant PH. Roles y acceso. Activación y recuperación de cuenta. Manual del residente. Manual del administrador. Cartera y pagos. Reservas y amenidades. PQR. Privacidad y seguridad.
Prioridad media
Manual del guarda. Consejo y supervisión. Presupuesto y ejecución. Documentos y conocimiento. Notificaciones. WhatsApp e inteligencia artificial. Pagos en línea.
Prioridad especializada
Arquitectura. API. Webhooks. Operación productiva. Recuperación ante incidentes.
9. Plantilla para cada artículo
# Título orientado a una tarea > Producto: Gaby Assistant PH > Audiencia: [rol] > Última actualización: AAAA-MM-DD > Versión mínima: [versión] ## Objetivo Resultado que obtendrá el usuario. ## Antes de comenzar - Permiso requerido. - Información o configuración necesaria. ## Proc...
10. Criterio de calidad antes de publicar
El procedimiento fue verificado en la versión indicada. Los nombres de menú coinciden con la interfaz. El artículo identifica claramente su audiencia. No contiene datos personales ni credenciales. Distingue entre radicar, aprobar, aplicar, confirmar y cerrar. Tiene una fecha de a...