Gaby Assistant PH
Manuales
Guías paso a paso para utilizar correctamente el proyecto.
Parte I. Conocer la plataforma
1. ¿Qué es Gaby Assistant PH?
Gaby Assistant PH es una plataforma para centralizar la gestión de una o varias copropiedades y facilitar la atención de residentes mediante portal web, notificaciones y WhatsApp. El sistema conecta información administrativa, financiera, documental y operativa. Cada persona acce...
2. Roles
Rol Funciones visibles principales Superadministrador Configuración de plataforma, empresas, usuarios, copropiedades, integraciones, administración, seguridad y supervisión. Administrador de empresa Administración de las copropiedades asignadas y consultas operativas. Administrad...
3. Acceso a la cuenta
3.1 Cuenta nueva El administrador crea el usuario indicando sus datos, correo y asignaciones; no define manualmente una contraseña. El sistema genera una contraseña temporal y envía al correo las instrucciones de ingreso. Abra el portal indicado en el mensaje. Ingrese con su corr...
4. Navegación
La pantalla principal contiene: menú lateral agrupado por áreas; nombre y logotipo de la copropiedad activa; selector de copropiedad, cuando corresponde; centro de notificaciones; selector de tema claro u oscuro; perfil y botón de salida. Los grupos disponibles son: Inicio Config...
Parte II. Manual del superadministrador
5. Primera configuración
El orden recomendado es: Crear la empresa administradora. Crear la copropiedad. Configurar subdominio y logotipo. Crear o vincular al administrador de la copropiedad. Configurar integraciones opcionales. Verificar el envío de correos. Entregar el acceso al administrador.
6. Gestionar empresas
Ruta: Configuración → Empresas. Seleccione Nueva empresa. Registre identificación, nombre y datos solicitados. Guarde. Verifique que la empresa aparezca activa. Una empresa administradora puede relacionarse con varias copropiedades.
7. Gestionar usuarios
Ruta: Configuración → Usuarios. Crear un usuario Seleccione Nuevo usuario. Registre nombre, correo y demás datos solicitados. Seleccione la empresa cuando aplique. Guarde. El sistema enviará el correo de acceso con contraseña temporal. Actualizar o inactivar Busque el usuario. Ab...
8. Configurar roles y accesos
Ruta: Configuración → Roles y accesos o desde la administración de accesos de una copropiedad. Seleccione la copropiedad. Seleccione un usuario activo. Asigne el rol requerido. Defina vigencia si la interfaz lo solicita. Guarde. Utilice el menor nivel de privilegio que permita cu...
9. Crear una copropiedad
Ruta: Administración → Copropiedades. Seleccione Nueva copropiedad. Registre la empresa, nombre, NIT y datos básicos. Guarde. Abra Configurar portal. Asigne un subdominio único. Cargue el logotipo institucional. Guarde y pruebe la dirección del portal. El subdominio se configura...
10. Configurar integraciones
Ruta: Configuración → Integraciones. La pantalla contiene paneles independientes que pueden abrirse u ocultarse: WhatsApp Business Platform; inteligencia artificial; pagos en línea. 10.1 WhatsApp Seleccione la copropiedad. Abra el panel WhatsApp Business Platform. Registre las cr...
Parte III. Manual del administrador de copropiedad
11. Unidades privadas
Ruta: Administración → Unidades. Crear una unidad Seleccione la copropiedad correcta. Presione Nueva unidad. Registre código, bloque o torre, piso, tipo, área y coeficiente. Marque la unidad como activa. Guarde. Editar una unidad Busque la unidad. Seleccione Editar. Cambie únicam...
12. Residentes y propietarios
Ruta: Administración → Residentes. Crear y vincular una persona nueva Seleccione Nuevo residente. Registre identidad, contacto y correo. Seleccione su rol de acceso. Agregue una o varias unidades. Indique la relación con cada unidad y su vigencia. Marque una relación principal cu...
13. Amenidades
Ruta: Administración → Amenidades. Crear o configurar Seleccione Nueva amenidad. Registre nombre, descripción, modalidad y capacidad. Defina tarifa, duración y reglas de horario. Configure la política de simultaneidad: Uso exclusivo: una reserva por intervalo. Capacidad compartid...
14. Reservas y suscripciones
Ruta: Gestiones administrativas → Reservas. Crear una operación Seleccione la amenidad. Seleccione modalidad, fecha y horario. Seleccione residente y unidad. Indique la cantidad total de asistentes, incluyendo al solicitante. Revise disponibilidad, cartera y tarifa. Guarde. El si...
15. Documentos
Ruta: Administración → Documentos. Seleccione Nuevo documento. Elija el tipo documental. Registre título, versión y fecha de vigencia. Seleccione la visibilidad correcta. Relacione la amenidad si se trata de un reglamento específico. Cargue el archivo. Guarde y compruebe su apert...
16. PQR administrativas
Ruta: Gestiones administrativas → PQR. Atender una PQR Abra el caso radicado. Revise descripción y evidencias. Clasifique prioridad y tipo. Asigne un responsable. Registre actuaciones internas o visibles. Controle la fecha límite. Emita la respuesta formal. Espere la aceptación o...
17. Gestiones administrativas
Ruta: Gestiones administrativas → Gestiones. Utilice este módulo para actuaciones diferentes de una PQR o reserva. Crear una gestión Presione Nueva gestión. Seleccione tipo, canal, prioridad y estado. Registre título y descripción factual. Asigne responsable y fechas. Relacione u...
18. Vehículos
Ruta: Administración → Vehículos. Seleccione la unidad y la persona. Registre placa, tipo y demás características. Defina vigencia y estado. Guarde. La administración puede gestionar vehículos sin la limitación mensual del autoservicio. Los cupos configurados por tipo ayudan a co...
19. Gestión de contacto
Ruta: Administración → Gestión contacto. Sincronizar plantillas Confirme que WhatsApp esté configurado. Abra Plantillas. Ejecute la sincronización. Revise cuáles quedaron disponibles para la copropiedad. Crear una campaña Seleccione una plantilla aprobada. Defina nombre, audienci...
20. Gestión de notificaciones
Ruta: Administración → Gestión de notificaciones. Consulte el resumen de entregas. Active o desactive reglas según la política de la copropiedad. Revise destinatarios y canales. Personalice las plantillas de correo autorizadas. Consulte el historial. Reintente una entrega solamen...
Parte IV. Gestión financiera
21. Presupuesto anual
Ruta: Gestión financiera → Presupuesto. Configuración previa Revise moneda, vencimiento, mora, año fiscal y porcentaje del fondo de imprevistos. Crear el presupuesto Cree la vigencia y versión. Agregue o revise capítulos. Registre las partidas mensuales o anuales. Compare con el...
22. Ejecución presupuestal
Desde el presupuesto aprobado, abra Ejecución. Seleccione Nuevo certificado. Registre proveedor, concepto, fecha y valor. Agregue las partidas afectadas. Guarde el borrador. Revise la distribución. Emita el certificado. Descargue o imprima el PDF. Solo los certificados emitidos s...
23. Presupuesto independiente de amenidades
Esta sección aparece al final del presupuesto anual aprobado y controla los recursos recaudados por reservas o suscripciones que no forman parte de la cuota ordinaria. Operación Abra el anexo del presupuesto aprobado. Configure un fondo para cada amenidad que maneje recursos inde...
24. Cartera
Ruta: Gestión financiera → Cartera. Las funciones administrativas incluyen: generar obligaciones del período; consultar saldos por unidad; importar saldos iniciales; revisar vencimientos y mora; registrar ajustes autorizados; consultar ejecuciones de generación. Antes de generar...
25. Cobro y acuerdos
Ruta: Gestión financiera → Cobro y acuerdos. Caso de cobro Identifique la unidad y obligaciones. Cree el caso. Registre etapa, responsable y actuaciones. Adjunte soportes cuando corresponda. Actualice su estado sin borrar el historial. Acuerdo de pago Seleccione el caso o unidad....
26. Pagos de cartera
Ruta: Gestión financiera → Pagos. La pantalla diferencia comprobantes pendientes e historial. Revisar un pago radicado Abra la bandeja de pendientes. Seleccione el registro. Descargue el soporte. Verifique copropiedad, unidad, pagador, valor, fecha y referencia. Apruebe o rechace...
27. Informes
Ruta: Gestión financiera → Informes. Seleccione el informe. Defina fechas, período y filtros. Genere la consulta. Revise totales y fecha de corte. Exporte cuando la opción esté disponible.
Parte V. Manual de supervisión y consejo
28. Conversaciones con Gaby
Ruta: Supervisión → Conversaciones IA. El superadministrador, el administrador de copropiedad y los perfiles autorizados pueden consultar conversaciones conforme a su alcance. Información restringida Solo el superadministrador puede consultar: costos del proveedor; consumo de tok...
29. Auditoría operativa
Ruta: Supervisión → Auditoría. Consultar el resumen Revise cumplimiento general, módulos, hallazgos críticos, vencimientos y últimas evaluaciones. Gestionar un hallazgo Abra el hallazgo. Revise condición encontrada y valor esperado. Asigne responsable. Registre una acción correct...
Parte VI. Manual del guarda de seguridad
Parte VII. Manual del residente
31. Mi cartera
Ruta: Residentes → Mi cartera. Seleccione una unidad vinculada cuando tenga más de una. Revise saldo total, obligaciones, vencimientos y movimientos. Utilice los canales habilitados para realizar el pago. Radicar un comprobante Seleccione Enviar comprobante. Elija la unidad y el...
32. Amenidades
Ruta: Residentes → Amenidades. Consulte la lista de amenidades activas. Revise tarifa, aforo, horario y modalidad. Abra el reglamento vigente. Consulte el calendario. Por privacidad, las reservas de terceros se muestran como horarios ocupados sin revelar sus datos personales.
33. Mis reservas
Ruta: Residentes → Mis reservas. Crear una reserva Seleccione la amenidad. Elija fecha y horario disponibles. Seleccione la unidad. Indique el total de asistentes, incluyéndose usted. Revise valor, reglas y condiciones. Confirme la solicitud. Realice el pago o cargue el comproban...
34. Mis PQR
Ruta: Residentes → Mis PQR. Crear y enviar Seleccione Nueva PQR. Registre asunto y descripción completa. Guarde el borrador. Adjunte evidencias si son necesarias. Revise y envíe. Conserve el número de radicado. Consultar respuesta Abra el caso para revisar actuaciones visibles y...
35. Documentos vigentes
Ruta: Residentes → Documentos vigentes. Busque por título o categoría. Abra únicamente la versión vigente. Descargue el documento cuando esté permitido. La visibilidad puede variar entre residentes y propietarios.
36. Mis vehículos
Ruta: Residentes → Mis vehículos. Consulte los vehículos vinculados. Seleccione Registrar vehículo. Elija unidad y tipo. Registre placa y datos solicitados. Guarde. El autoservicio aplica cupos por tipo y puede limitar la cantidad de registros mensuales. Un automóvil y una motoci...
37. Visitantes
Ruta: Residentes → Visitantes. Seleccione Nuevo visitante. Elija la unidad. Registre nombre, identificación y vigencia. Guarde. Comparta únicamente la información de acceso autorizada. El registro no reemplaza la validación física realizada por seguridad.
38. Notificaciones
Seleccione la campana de la barra superior para consultar novedades. Puede abrir una notificación, marcarla como leída o marcar todas como leídas. Las notificaciones pueden informar, entre otros eventos: aprobación o rechazo de pagos; confirmación de reservas; novedades de PQR; a...
39. Usar Gaby por WhatsApp
Escriba únicamente al número oficial informado por su copropiedad. Gaby identifica a la persona mediante el número registrado y limita las consultas a sus unidades y permisos. Ejemplos de solicitudes: Quiero consultar mi cartera. ¿El salón social está disponible el sábado para 20...
Parte VIII. Solución de problemas
40. No puedo iniciar sesión
Compruebe el correo. Use ¿Olvidaste tu contraseña?. Verifique que está ingresando por el portal correcto. Solicite al administrador confirmar que su usuario y acceso estén activos.
41. No aparece una copropiedad
El acceso puede no estar asignado, estar vencido o inactivo. Solicite revisión; no intente utilizar el subdominio de otra copropiedad.
42. No veo un módulo
La navegación depende del rol. Si necesita la función para su trabajo, solicite una revisión de permisos.
43. Un comprobante sigue pendiente
La radicación no equivale a aprobación. Consulte su estado y espere la revisión administrativa. Evite cargar nuevamente el mismo soporte.
44. Un pago en línea aparece pendiente
La pasarela puede estar procesando la confirmación. No repita la transacción de inmediato. Actualice el estado después de unos minutos y comunique a soporte la referencia si persiste.
45. No puedo reservar
Revise: disponibilidad; aforo; horario; anticipación mínima o máxima; documentos requeridos; política de mora; cupos o traslapes; estado de la amenidad.
46. Gaby no encuentra una norma
Confirme con la administración que el documento esté vigente, tenga la visibilidad correcta y esté disponible para consulta. No tome una ausencia de respuesta como autorización.
47. No llegan notificaciones en tiempo real
Actualice la página y compruebe la conexión. Las notificaciones conservadas pueden consultarse desde la campana aunque la actualización inmediata se haya interrumpido.
48. Solicitar soporte
Entregue: fecha y hora; portal o copropiedad; módulo; acción realizada; mensaje mostrado; trace_id, si aparece; captura sin datos sensibles. Nunca entregue contraseñas, claves API o datos bancarios.
Parte IX. Seguridad, privacidad y uso responsable
49. Reglas para todos los usuarios
Utilice su propia cuenta. No comparta contraseñas. Cierre sesión en equipos compartidos. Verifique la copropiedad activa. Registre únicamente información necesaria y correcta. No descargue documentos sin una finalidad autorizada. Reporte accesos o notificaciones sospechosas.
50. Datos personales
Los datos deben tratarse de acuerdo con la finalidad informada, las autorizaciones aplicables y las políticas de la copropiedad y de Gaby Assistant. La información de cartera, PQR, visitantes, vehículos y documentos privados no debe divulgarse a terceros. Política oficial: https:...
51. Uso responsable de inteligencia artificial
Las respuestas dependen de la información disponible y vigente. Verifique decisiones jurídicas, contables o administrativas relevantes. No interprete una respuesta automática como autorización de ingreso, pago aplicado o reserva confirmada si el sistema no muestra ese estado. Inf...
Parte X. Instrucciones para el agente que construirá el manual en HTML/CSS
52. Objetivo de implementación
Convertir este Markdown en un centro de manuales responsive, accesible, navegable y coherente con la identidad visual de Gaby Assistant Hub. No modificar el sentido de los procedimientos ni inventar funciones, botones, rutas o estados.
53. Arquitectura de información requerida
/productos/gaby-assistant-ph ├── /documentacion └── /manuales ├── introduccion ├── superadministrador ├── administrador ├── gestion-financiera ├── supervision-consejo ├── guarda-seguridad ├── residente ├── solucion-problemas └── seguridad-privacidad Cada parte del manual debe pod...
54. Estructura HTML semántica
Utilizar como mínimo: <header class="docs-header"></header> <div class="docs-layout"> <aside class="docs-sidebar" aria-label="Navegación del manual"></aside> <main id="main-content" class="docs-content"> <article class="docs-article"></article> </main> <aside class="docs-toc" ari...
55. Componentes visuales
Crear componentes reutilizables para: breadcrumb del producto; buscador; árbol lateral; tabla de contenido de la página; encabezado con audiencia, versión y actualización; bloques de nota, información, advertencia y peligro; tablas responsive; pasos numerados; pestañas por rol cu...
56. Convención para bloques informativos
Transformar las citas según su intención: <aside class="callout callout--info">...</aside> <aside class="callout callout--warning">...</aside> <aside class="callout callout--danger">...</aside> <aside class="callout callout--success">...</aside> No depender únicamente del color;...
57. Identidad visual
Aplicar los colores oficiales definidos en el proyecto Hub. Si no están disponibles, utilizar variables, no valores repetidos: :root { --gaby-primary: #2563eb; --gaby-secondary: #22d3ee; --gaby-bg: #07111f; --gaby-surface: rgba(255, 255, 255, 0.08); --gaby-text: #eaf4ff; --gaby-m...
58. Diseño responsive
Escritorio Sidebar izquierda fija o sticky: 260–300px. Artículo central: máximo 820px de ancho legible. Tabla de contenido derecha: 220–260px. Tableta Ocultar la tabla de contenido derecha o integrarla al inicio. Mantener el árbol lateral colapsable. Móvil Una sola columna. Naveg...
59. Accesibilidad
Cumplir WCAG 2.2 nivel AA como objetivo. Incluir enlace Saltar al contenido. Mantener jerarquía única h1, seguida por h2 y h3. Todos los controles deben funcionar con teclado. Mostrar foco visible. Añadir alt descriptivo a capturas. No reproducir animaciones indispensables para c...
60. Buscador y SEO
Cada página debe generar: título único; descripción; URL canónica; Open Graph básico; datos estructurados TechArticle o HowTo, según corresponda; índice de encabezados; palabras clave derivadas de los metadatos. El buscador debe indexar título, resumen, cuerpo, rol, módulo y sinó...
61. Capturas de pantalla
Usar marcadores hasta disponer de capturas definitivas:  Reglas: formato WebP o AVIF con alternativa cuando sea necesario; máximo recomendado de 1600px de ancho; datos completamente fictici...
62. Comportamiento de enlaces
Enlaces internos: misma pestaña. PDF y documentos: indicar tipo y tamaño. Sitios externos: nueva pestaña con rel="noopener noreferrer". Política de privacidad: enlazar a https://gabyassistant.com/privacy_policies. No enlazar directamente a almacenamiento privado del sistema PH.
63. Renderizado de Markdown
El procesador debe permitir: tablas; listas de tareas; bloques de código; citas; anclas automáticas estables; resaltado de búsqueda; sanitización estricta de HTML. No permitir scripts, eventos inline, iframes arbitrarios ni URLs javascript: dentro del contenido administrable.
64. Analítica respetuosa
Medir únicamente información útil para mejorar la documentación: página consultada; búsqueda sin resultados; enlace roto; valoración útil/no útil; dispositivo de forma agregada. No enviar contenido de formularios, búsquedas con datos personales ni identificadores privados a servi...
65. Criterios de aceptación para el agente
El árbol comienza en Productos → Gaby Assistant PH → Manuales de usuario. Todas las partes y capítulos de este documento son accesibles. Los títulos y rutas de menú coinciden con el sistema. Existe navegación anterior/siguiente. El buscador encuentra términos y sinónimos. El dise...
66. Instrucción final para el agente implementador
Construye el manual web a partir de este archivo Markdown. Conserva literalmente los nombres de módulos, rutas de navegación, estados y advertencias. Divide el contenido por audiencia y capítulo siguiendo la arquitectura indicada. Aplica los componentes y criterios de accesibilid...